… in der diesjährigen Infor ERP User Group Mitgliederzeitung.
Save the Date: 25 Jahre Infor ERP User Group vom 06. – 07.05.2023 in Frankfurt!
Das Unternehmen
Das Unternehmen BREYER GmbH Maschinenfabrik wurde 1949 von Anton Breyer gegründet. Schon nach wenigen Jahren erfolgte der Einstieg in die Extrusionstechnik. Das Produktionsprogramm beinhaltet den Bau von Extrusionsanlagen für die Produktion von Platten, Flachfolien und Tubenschläuchen aus thermoplastischen Kunststoffen, Spezial Kalander für die Lithium-Ionen Batteriezellenherstellung und Anlagen zur Herstellung faserverstärkte Kunststofftapes, sowie Folien- und Plattendüsen.
Die Aufgabe
In 2018 wurde bei der Firma Breyer GmbH Maschinenfabrik das d.3ecm der d.velop AG eingeführt und bereits um die digitale Einkaufsakte erweitert. Als nächstes Projekt wurde die Digitalisierung des Verkaufs mit der Einführung einer digitalen VK-Akte festgelegt. Kundenanfragen kamen per Mail, Post oder sogar telefonisch im Unternehmen an. Um dem Kunden entsprechend seiner Anfrage ein Angebot erstellen zu können, mussten natürlich auch Material- und andere Lieferanten-Angebote eingeholt werden. Dies führt zu einem hohen Dokumentaufkommen. In Zukunft werden alle Belege des Verkaufsprozesses im d.3ecm in der entsprechenden VK-Akte abgelegt.
Die Lösung
Im ersten Schritt mussten die Eigenschaften einer jeden Dokumentart für die Aktenbildung festgelegt werden. Als oberste Struktur für die Aktenbildung wurde die Kundenakte festgelegt. In diese werden alle VK-Akten und Dokumente verknüpft, die zu dem jeweiligen Kunden abgelegt werden sollen.
Nach Erhalt einer Kundenanfrage wird mit Hilfe einer Dummy Position in Infor ERP LN ein Angebot angelegt, gespeichert und somit automatisch eine VK-Akte im d.3ecm erstellt. Nun können alle Belege, wie z.B. die Kundenanfrage in der VK-Akte abgelegt werden.
Kommt es zu einer Bestellung seitens des Kunden, erfolgt diese in der Regel per Mail, welche per Drag and Drop direkt aus dem Mail-Programm in der entsprechenden Akte archiviert wird.
Ergänzende Dokumente wie z.B. Transportbedingungen, Verpackungsvorschriften oder Informationen zu dem Auftrag können ebenfalls in der Akte abgelegt werden.
Sofern Lohnfertiger Tätigkeiten für den Auftrag erbringen, werden sogenannte Prüfprotokolle erstellt, die sowohl einen Bezug zu der EK-Bestellung als auch zu dem VK-Auftrag haben. Diese werden als EK-Prüfprotokolle in einer Lieferantenakte archiviert und manuell in die entsprechende VK-Akte verknüpft. Auch firmeninterne Prüfprotokolle können hier abgelegt werden.
Der VK-Auftrag wird über einen HiDox Drucker elektronisch über ein zentrales Postfach per Mail an den Kunden versendet. Durch den Drucker wird die Mail vor dem Versenden als geöffnete Mail angezeigt und enthält in „BCC“ eine interne Adresse für die automatische Archivierung im d.3ecm als VK-Ausgangsmail. Der sogenannte „Mail-Crawler“ überwacht die gesendeten Objekte und liest die Auftragsnummer und Belegart aus, welche den Archivierungsvorgang anstoßen.
Enthält der VK-Auftrag eine Referenz zu einem VK-Angebot, wird die Angebotsakte im d.3ecm automatisch in eine Auftragsakte umgewandelt und die Mail als VK-AB abgelegt.
VK-Rechnungen und VK-Lieferscheine werden ebenfalls über den HiDox Drucker im d.3ecm abgelegt werden.
Die VK-Akte kann um weitere Dokumentarten, wie z.B. Anfragen, Lieferantenangebote, Kalkulationen, Materialzeugnisse oder Zeichnungen erweitert werden.
Das Ergebnis
Die VK-Akte wurde implementiert und durch die automatische Archivierung und Verknüpfung von Anfragen, Bestellungen und Liefererinnerungen/ Mahnungen aus Infor ERP LN vervollständigt.
In diesem Sinne: Wir hoffen, dass Sie 2024 mit dabei sind!
