Dokumentenmanagement
Beschleunigen, vereinfachen und optimieren Sie die Verwaltung von Informationen
- Umweltschonend
- Rechtssicher
- Sofort verfügbar
Wo beginnt der digitale Wandel?
Beim Überblick.
Die C-Intact unterstützt die Planung mit einer anschaulichen Struktur. Dabei werden Prozesse nach ihrem Nutzen bewertet. Alle Fachbereiche werden berücksichtigt. Eine erste Übersicht bringt Klarheit.
Integration all Ihrer Systeme
Ein- und ausgehende Post
Groupware und E-Mail
CRM-Anwendungen
Integrationen in verschiedenste Fachverfahren
Capture / Erfassung
Die Kategorie Capture beinhaltet Funktionalitäten und Komponenten zur Erstellung, Erfassung, Aufbereitung und Verarbeitung von analogen und elektronischen Informationen. Dies beinhaltet mehrere Stufen und Techniken, von der einfachen Erfassung der Information bis zur komplexen Aufbereitung durch eine automatische Klassifikation. Die Capture-Komponenten werden auch häufig als „Input“-Komponenten zusammengefasst und als „Input Management“ bezeichnet.
Manage / Verwaltung
In digitalen Akten werden die Dokumente und Dateien (z.B. CAD-Zeichnungen, Fotos, Filme) zusammengefasst, die fachlich zusammengehören. So finden Sie Ihre Informationen in einer Auftragsakte zum Kunden, in einer Bestellakte zum Lieferanten, in einer Personalakte, in einer Vertragsakte oder in einer Vorgangsakte zu einem Versicherten. Natürlich gibt es auch Projekt- oder Asset-Akten in jeglicher Form (Gebäude, Fahrzeuge, Maschinen, etc.). Dokumente können dabei im ECM in beliebig viele Akten verknüpft werden, ohne physikalisch mehrfach zu existieren. Digitale Akten haben dann einen unschlagbaren Mehrwert, wenn sie vollständig sind. Deshalb legen wir besonderen Wert darauf, dass alle Dokumente auf einfachste Weise in einer Akte abgelegt werden.
Dabei müssen diese vollständigen Digitalen Akten nicht immer auch vollständig für alle Anwender einsehbar sein. Sie können über das Berechtigungskonzept sehr genau einstellen, dass nur bestimmte Benutzer kritische Dokumente einsehen dürfen, diese aber dennoch in genau einer Lieferantenakte und nicht an anderen Stellen abgelegt werden.
Store / Speicherung
Eine revisionssichere Aufbewahrung ist Voraussetzung, wenn Sie Papierbelege oder E-Mails in Ihrem Postfach nicht mehr behalten wollen. Das DMS / ECM verfügt über Standard-Adapter zu führenden Aufbewahrungssystemen.
Die DMS /ECM Systeme werden kontinuierlich nach PS 880 Standard zertifiziert. Die durch optische Datenträger gewohnte Unveränderbarkeit wird heutzutage durch moderne Storage-Systeme auf Festplattenbasis abgebildet. Um schnell und sicher auf die Metadaten zugreifen zu können, werden diese in einer der führenden SQL-Datenbanken, und der Cache zusätzlich, in einer hoch performanten In-Memory DB gespeichert.
Um eine sichere Kommunikation zwischen dem Backend und den Clients sicherzustellen, bieten wir Ihnen verschiedene Verschlüsselungsoptionen.
Investigation / Recherche
Das DMS / ECM unterstützt Sie in Ihren Recherchen auf vielfältige Art und Weise. Ihre Mitarbeiter benötigen für Ihre täglichen Aufgaben eine Vielzahl von Informationen, die in unterschiedlichster Form vorliegen. Eine zentrale Aufgabe des DMS / ECM ist es daher, ein schnelles Auffinden und Bereitstellen von Informationen zu gewährleisten. Dies kann unter anderem mit der Einfeld-Volltext-Suche geschehen. Mögliche relevante Informationen können herausgefiltert werden, ähnlich einem Online-Shop. Ebenso können die Anwender in den übersichtlichen Aktenstrukturen navigieren um sich einen Überblick zu verschaffen. Alle Elemente lassen sich als Favoriten speichern, so dass ein erneutes Recherchieren der Informationen überflüssig wird. Auch lassen sich die Rechercheparameter als Suchvorlage abspeichern, um die Recherche zu einem späteren Zeitpunkt erneut auszuführen und somit evtl. neue Informationen zu erhalten.
Die Vorteile
Jederzeit standortunabhängig arbeiten
Egal, ob im Büro, von zu Hause oder unterwegs, Sie können jederzeit arbeiten
Wettbewerbsfähig bleiben
Ihre Mitarbeiter sind schneller Auskunftsfähig
Fokussierung auf das Wesentliche
Schneller und Effizienter arbeiten – neue Ressourcen im Unternehmen schaffen
Immer auf dem aktuellsten Stand
Greifen Sie zu jederzeit auf die aktuellsten Dokumente in Ihrem DMS / ECM System zu
Lösen von wilden Strukturen
Klare Prozesse und effizienter Zugriff auf Dokumente
Unternehmensworkflows sind weniger fehleranfällig
Im DMS / ECM vordefinierte Abläufe lassen keinen Raum für Fehler
Der Ablauf
In 3 Schritten zu Ihrer digitalen Transformation
Präsentation per Webcast o. vor Ort
Vorstellung des ECM-Systems in Ihrem Unternehmen oder per Webcast.
Analyse & Konzeption
Ist- & Soll-Analyse inkl. Erstellung eines Pflichtenheftes.
Projektdurchführung
Installation & Implementierung des ECM- Systems inkl. aller Anbindungen.
Wir sind persönlich für Sie da!
- Von der Anfrage über die Beratung zur Digitalisierung – alles aus einer Hand
- Per Webcast oder vor Ort
- Kostenlos und unverbindlich
Kundenstimmen
Das sagen unsere Kunden über uns:
Philipp Koschare
„Anhand der Einführung des Reklamationsmanagements mittels d.3 wird der ständige Transport und Druck von Dokumenten innerhalb des Service der LTI Motion GmbH nahezu eliminiert. Ein riesen Vorteil ist die Transparenz die das System mitbringt. Die Sachbearbeitung und auch die Techniker können jederzeit sehen wo und in welchem Status sich ein Arbeitsauftrag befindet.
Zudem wird sich sicherlich in den kommenden Monaten zeigen, dass ein Großteil an Druckkosten und Archivierungskosten eingespart werden kann. Die Suche nach Dokumenten in der ganzen Abteilung entfällt und es macht regelrecht Spaß über den Workflow zu arbeiten!“
Philipp Koschare
KEBA Industrial Automation Germany GmbH | IT Projektleitung Digitalisierung
Karl Glück
„Mit C-Intact haben wir einen verlässlichen Partner für dieses Projekt gefunden. Die Herausforderung bestand darin, unsere internen Abläufe – vom Eingang der Rechnung, über den Prüfungs- und Genehmigungsprozess bis hin zur Zahlung – in einen digitalen Workflow zu integrieren. Dabei wurden sowohl gesetzliche Vorgaben, als auch unsere individuellen Gegebenheiten und Wünsche berücksichtigt. Durch den revisionssicheren Workflow profitieren wir von deutlich mehr Effizienz (schnellerer Durchlauf ohne Ablage) und Transparenz (Übersicht der Belege & Zugriff auf das Archiv). Seit dem Live-Start im August 2018 sind inzwischen 10 Concurrent User aus nahezu allen Fachabteilungen an dem täglichen Workflow beteiligt. Während der gesamten Projektphase wurden wir von C-Intact bestens betreut und auch jetzt werden wir im Supportfall schnell und kompetent bedient.“
Karl Glück
Breyer GmbH Maschinenfabrik | CO / IT
Matthias Kornfeld
„Maßgeblich entscheidend war, neben der vollumfänglichen ECM Suite für sämtliche Belange unseres Konzerns, ein flexibles Handeln sowie das partnerschaftliche agieren auf allen Ebenen “
Matthias Kornfeld
ARI-Armaturen Albert Richter GmbH & Co. KG | IT-Leiter
Petra Nießen
„Die Ersteinführung eines Dokumentenverwaltungssystems im Hause SpanSet-Secutex, konnte mit der Firma C-Intact sehr gut und zügig umgesetzt werden.
Man ist auf ein kompetentes und sehr freundliches Team in der Zusammenarbeit gestoßen, was sich auch positiv auf die Umsetzung ausgewirkt hat.“
Petra Nießen
SpanSet Secutex GmbH | Geschäftsführung
Kevin Fechtel
„Die Zusammenarbeit mit der C-Intact war stets geprägt von einer professionellen Offenheit, welche unser Digitalisierungsvorhaben entscheiden voranbrachte. Für alle aufkommenden Herausforderungen konnten schnell zuverlässige Lösungen gefunden sowie umgesetzt werden. Diese Unterstützung seitens eines Dienstleister wünschen wir uns so!“
Kevin Fechtel
SCHMIDT Gruppe Service GmbH | Fachberater ERP
Jannes Huge
„Vielen Dank für die hervorragende Unterstützung und Umsetzung unseres Saperion-Upgrade-Projektes! Dank C-Intact konnten wir das Projekt ohne Auswirkung auf das produktive Umfeld und vollkommen reibungslos umsetzen. Die Unterstützung bei der Projektplanung, die Durchführung und die Einsatzbereitschaft haben die Zusammenarbeit zwischen C-Intact und AGOsol maßgeblich und nachhaltig geprägt. Wir können uns stets auf kompetente Unterstützung in Sachen DMS auf unseren Partner verlassen. Auch die persönliche Betreuung kann ich mir nicht besser vorstellen. Weiterhin viel Erfolg!“
Jannes Huge
AGOsol GmbH & Co. KG | Leitung IT
Eva Difilippo
"Mit C-Intact haben wir einen verlässlichen Partner für dieses Projekt gefunden.
Die Herausforderung bestand darin, unsere internen Abläufe - vom Eingang der Rechnung, über den Prüfungs- und Genehmigungsprozess bis hin zur Zahlung – in einen digitalen Workflow zu integrieren. Dabei wurden sowohl gesetzliche Vorgaben, als auch unsere individuellen Gegebenheiten und Wünsche berücksichtigt.
Durch den revisionssicheren Workflow profitieren wir von deutlich mehr Effizienz (schnellerer Durchlauf ohne Ablage) und Transparenz (Übersicht der Belege + Zugriff auf Archiv).
Seit dem Live-Start in 2015 sind inzwischen 30 concurrent User aus nahezu allen Fachabteilungen an dem täglichen Workflow beteiligt.
Während der gesamten Projektphase wurden wir von C-Intact bestens betreut und auch jetzt werden wir im Supportfall schnell und kompetent bedient."
Eva Difilippo
Maha Maschinenbau Haldenwang GmbH & Co. KG | Leitung Finanzbuchhaltung
Björn Stöcker
„Mit C-Intact haben wir einen vertrauensvollen Partner für dieses Projekt gefunden.
Die Herausforderung bestand darin, unsere internen Abläufe - vom Eingang der Rechnung, über den Prüfungs- und Genehmigungsprozess bis hin zur Zahlung – in einen digitalen Workflow zu integrieren. Dabei wurden sowohl gesetzliche Vorgaben, als auch unsere individuellen Gegebenheiten und Wünsche berücksichtigt. Durch den revisionssicheren Workflow profitieren wir von deutlich mehr Effizienz (schnellerer Durchlauf ohne Ablage) und Transparenz (Übersicht der Belege + Zugriff auf Archiv).
Seit dem Live-Start im Jahr 2006 sind inzwischen 100 Saperion Native Client User aus nahezu allen Fachabteilungen an dem täglichen Workflow beteiligt. Während der gesamten Projektphase wurden wir von C-Intact GmbH vertrauensvoll betreut und weitere Projekte, wie die Personalakte, Vertragsakte und vieles mehr, wurden mit der C-Intact GmbH gemeinsam von Jahr zu Jahr in klare Prozesse digitalisiert. Die C-Intact GmbH bietet wirklich alles aus einer Hand. Die Becker Stahl-Service GmbH hat mit der C-Intact GmbH einen Dienstleister für die Digitalisierung gefunden.“
Björn Stöcker
Becker Stahl-Service GmbH | Leitung IT
Fabio Hoch
„Mit der Einführung des neuen DMS-Systems haben wir eine sehr wichtige Grundlage zur Optimierung vieler Prozesse sowie der Datenqualität in der Unternehmensgruppe gelegt. Wir sind überzeugt von der implementierten Lösung sowie von den starken Partnern C-Intact und d.velop. Während d.velop in erster Linie das System d.velop documents zur Verfügung stellte, war C-Intact federführend beim Projektmanagement und der Durchführung der nötigen Anpassung. Die Zusammenarbeit war stets sehr angenehm, produktiv und zielorientiert. Im Ergebnis konnte die neue Lösung fristgerecht und innerhalb des vorgegebenen Budgets in den Live-Betrieb der Hoch Gruppe übernommen werden.“
