Eingangsrechnungsverarbeitung
Damit können Sie rechnen!
- Kostensenkend
- Rechtssicher
- KI-basiert und zeitsparend
Digital statt Papier
Mit der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung gehören unübersichtliche Rechnungsstapel, verpasste Skontofristen und langwierige Bearbeitungswege der Vergangenheit an.
Im CI Invoice Center haben Sie alle Rechnungsvorgänge Ihres Unternehmens sicher im Blick: schnell, einfach und von jedem beliebigen Ort aus. Von der automatischen Erfassung der Rechnungsinhalte über die Zuordnung und Prüfung bis hin zur Buchung und rechtskonformen Archivierung sorgt C-Intact für größtmögliche Effizienz. Durch die Integration unserer Lösung in Ihr Bestellwesen greift die Rechnungsprüfung dabei direkt auf die gelieferten Wareneingänge zu.
Sparen Sie Zeit und Kosten bei der Rechnungsbearbeitung und vermeiden Sie Fehlerquellen sowie lange Liegezeiten. C-Intact ist Ihr zuverlässiger Partner und automatisiert mit dem ECM-System der Zukunft gleichzeitig Ihre gesamte Ablage.
Papiergebundener Ablauf
5 Min.
Vorbereitung
20 Min.
Identifikation
Nach Adresse
30 Min.
Weiterleitung
Manuell
35 Min.
Identifikation
Nach Inhalt
60 Min.
Datenerfassung
Manuelle Eingabe
Digitaler Ablauf
5 Min.
5 Min.
5 Min.
5 Min.
5 Min.
Weg der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung in 3 einzelnen Schritten
1. Die Erfassung
Egal auf welchem Weg (Postalisch oder Mail) und in welchem Format (PDF oder ZUGFeRD) Ihre Rechnungen Sie erreichen, die KI-basierte Rechnungserkennung ermittelt automatisch alle benötigten Rechnungsinhalte.
Mit Hilfe der Capture Technology gehört das manuelle Erfassen von Rechnungsinhalten der Vergangenheit an.
2. Freigabeworkflow inkl. Prüfung
Nach der automatischen Prüfung von Stamm- und Bestelldaten entscheiden die erfassten Informationen sowie Ihre individuellen Vorgaben über den weiteren Ablauf. Rechnungen können direkt gebucht oder zur Weiterbearbeitung an festgelegte Empfänger übergeben werden. Ziel ist eine transparente, schnelle Abwicklung von der automatischen Zuordnung über die Prüfung bis hin zur Freigabe.
3.Die Buchung
Ihre freigegebene Rechnung wird im ERP-oder FiBu-System automatisch gebucht. Bei bestellbezogenen Rechnungen werden die Wareneingänge anschließend mit den Rechnungsdaten abgeglichen. Bei nicht bestellbezogenen Rechnungen erfolgt eine Sachkontenbuchung.
Die Vorteile
Zeit- und Kosteneinsparung gegenüber manueller Bearbeitung und papiergebundenen Workflows
Umweltfreundlich dank des wachsenden Verzichts auf Papier und Ordner
Sicher durch Vermeidung von Workflow-Unterbrechungen bei Abwesenheit
Rechtskonform durch vollständige Prozesshistorienverwaltung und somit Abbildung entscheidender gesetzlicher Anforderungen der GoBD
Effizienzsteigerung, da Mehrfachbearbeitungen systematisch vermieden werden
Ausschöpfung aller Geschäftspotentiale durch schnelle Bearbeitungszeiten
Ordnung: Vermeidung von Mehrfachverteilung nicht-adressierter Posteingänge
Einfache Bedienbarkeit, schnelle Einführung und ergonomische Validierung am Bildschirmarbeitsplatz
Der Ablauf
In 3 Schritten zu Ihrer digitalen Transformation
Präsentation per Webcast o. vor Ort
Vorstellung des ECM-Systems in Ihrem Unternehmen oder per Webcast.
Analyse & Konzeption
Ist- & Soll-Analyse inkl. Erstellung eines Pflichtenheftes.
Projektdurchführung
Installation & Implementierung des ECM- Systems inkl. aller Anbindungen.
Wir sind persönlich für Sie da!
- Von der Anfrage über die Beratung zur Digitalisierung – alles aus einer Hand
- Per Webcast oder vor Ort
- Kostenlos und unverbindlich
Kundenstimmen
Das sagen unsere Kunden über uns:
Philipp Koschare
„Anhand der Einführung des Reklamationsmanagements mittels d.3 wird der ständige Transport und Druck von Dokumenten innerhalb des Service der LTI Motion GmbH nahezu eliminiert. Ein riesen Vorteil ist die Transparenz die das System mitbringt. Die Sachbearbeitung und auch die Techniker können jederzeit sehen wo und in welchem Status sich ein Arbeitsauftrag befindet.
Zudem wird sich sicherlich in den kommenden Monaten zeigen, dass ein Großteil an Druckkosten und Archivierungskosten eingespart werden kann. Die Suche nach Dokumenten in der ganzen Abteilung entfällt und es macht regelrecht Spaß über den Workflow zu arbeiten!“
Philipp Koschare
KEBA Industrial Automation Germany GmbH | IT Projektleitung Digitalisierung
Karl Glück
„Mit C-Intact haben wir einen verlässlichen Partner für dieses Projekt gefunden. Die Herausforderung bestand darin, unsere internen Abläufe – vom Eingang der Rechnung, über den Prüfungs- und Genehmigungsprozess bis hin zur Zahlung – in einen digitalen Workflow zu integrieren. Dabei wurden sowohl gesetzliche Vorgaben, als auch unsere individuellen Gegebenheiten und Wünsche berücksichtigt. Durch den revisionssicheren Workflow profitieren wir von deutlich mehr Effizienz (schnellerer Durchlauf ohne Ablage) und Transparenz (Übersicht der Belege & Zugriff auf das Archiv). Seit dem Live-Start im August 2018 sind inzwischen 10 Concurrent User aus nahezu allen Fachabteilungen an dem täglichen Workflow beteiligt. Während der gesamten Projektphase wurden wir von C-Intact bestens betreut und auch jetzt werden wir im Supportfall schnell und kompetent bedient.“
Karl Glück
Breyer GmbH Maschinenfabrik | CO / IT
Matthias Kornfeld
„Maßgeblich entscheidend war, neben der vollumfänglichen ECM Suite für sämtliche Belange unseres Konzerns, ein flexibles Handeln sowie das partnerschaftliche agieren auf allen Ebenen “
Matthias Kornfeld
ARI-Armaturen Albert Richter GmbH & Co. KG | IT-Leiter
Petra Nießen
„Die Ersteinführung eines Dokumentenverwaltungssystems im Hause SpanSet-Secutex, konnte mit der Firma C-Intact sehr gut und zügig umgesetzt werden.
Man ist auf ein kompetentes und sehr freundliches Team in der Zusammenarbeit gestoßen, was sich auch positiv auf die Umsetzung ausgewirkt hat.“
Petra Nießen
SpanSet Secutex GmbH | Geschäftsführung
Kevin Fechtel
„Die Zusammenarbeit mit der C-Intact war stets geprägt von einer professionellen Offenheit, welche unser Digitalisierungsvorhaben entscheiden voranbrachte. Für alle aufkommenden Herausforderungen konnten schnell zuverlässige Lösungen gefunden sowie umgesetzt werden. Diese Unterstützung seitens eines Dienstleister wünschen wir uns so!“
Kevin Fechtel
SCHMIDT Gruppe Service GmbH | Fachberater ERP
Jannes Huge
„Vielen Dank für die hervorragende Unterstützung und Umsetzung unseres Saperion-Upgrade-Projektes! Dank C-Intact konnten wir das Projekt ohne Auswirkung auf das produktive Umfeld und vollkommen reibungslos umsetzen. Die Unterstützung bei der Projektplanung, die Durchführung und die Einsatzbereitschaft haben die Zusammenarbeit zwischen C-Intact und AGOsol maßgeblich und nachhaltig geprägt. Wir können uns stets auf kompetente Unterstützung in Sachen DMS auf unseren Partner verlassen. Auch die persönliche Betreuung kann ich mir nicht besser vorstellen. Weiterhin viel Erfolg!“
Jannes Huge
AGOsol GmbH & Co. KG | Leitung IT
Eva Difilippo
"Mit C-Intact haben wir einen verlässlichen Partner für dieses Projekt gefunden.
Die Herausforderung bestand darin, unsere internen Abläufe - vom Eingang der Rechnung, über den Prüfungs- und Genehmigungsprozess bis hin zur Zahlung – in einen digitalen Workflow zu integrieren. Dabei wurden sowohl gesetzliche Vorgaben, als auch unsere individuellen Gegebenheiten und Wünsche berücksichtigt.
Durch den revisionssicheren Workflow profitieren wir von deutlich mehr Effizienz (schnellerer Durchlauf ohne Ablage) und Transparenz (Übersicht der Belege + Zugriff auf Archiv).
Seit dem Live-Start in 2015 sind inzwischen 30 concurrent User aus nahezu allen Fachabteilungen an dem täglichen Workflow beteiligt.
Während der gesamten Projektphase wurden wir von C-Intact bestens betreut und auch jetzt werden wir im Supportfall schnell und kompetent bedient."
Eva Difilippo
Maha Maschinenbau Haldenwang GmbH & Co. KG | Leitung Finanzbuchhaltung
Björn Stöcker
„Mit C-Intact haben wir einen vertrauensvollen Partner für dieses Projekt gefunden.
Die Herausforderung bestand darin, unsere internen Abläufe - vom Eingang der Rechnung, über den Prüfungs- und Genehmigungsprozess bis hin zur Zahlung – in einen digitalen Workflow zu integrieren. Dabei wurden sowohl gesetzliche Vorgaben, als auch unsere individuellen Gegebenheiten und Wünsche berücksichtigt. Durch den revisionssicheren Workflow profitieren wir von deutlich mehr Effizienz (schnellerer Durchlauf ohne Ablage) und Transparenz (Übersicht der Belege + Zugriff auf Archiv).
Seit dem Live-Start im Jahr 2006 sind inzwischen 100 Saperion Native Client User aus nahezu allen Fachabteilungen an dem täglichen Workflow beteiligt. Während der gesamten Projektphase wurden wir von C-Intact GmbH vertrauensvoll betreut und weitere Projekte, wie die Personalakte, Vertragsakte und vieles mehr, wurden mit der C-Intact GmbH gemeinsam von Jahr zu Jahr in klare Prozesse digitalisiert. Die C-Intact GmbH bietet wirklich alles aus einer Hand. Die Becker Stahl-Service GmbH hat mit der C-Intact GmbH einen Dienstleister für die Digitalisierung gefunden.“
Björn Stöcker
Becker Stahl-Service GmbH | Leitung IT
Fabio Hoch
„Mit der Einführung des neuen DMS-Systems haben wir eine sehr wichtige Grundlage zur Optimierung vieler Prozesse sowie der Datenqualität in der Unternehmensgruppe gelegt. Wir sind überzeugt von der implementierten Lösung sowie von den starken Partnern C-Intact und d.velop. Während d.velop in erster Linie das System d.velop documents zur Verfügung stellte, war C-Intact federführend beim Projektmanagement und der Durchführung der nötigen Anpassung. Die Zusammenarbeit war stets sehr angenehm, produktiv und zielorientiert. Im Ergebnis konnte die neue Lösung fristgerecht und innerhalb des vorgegebenen Budgets in den Live-Betrieb der Hoch Gruppe übernommen werden.“
