E-Rechnungspflicht ab 2025 

Informationen Rund um die E-Rechnungspflicht

Ab Januar 2025 müssen grundsätzlich alle Unternehmen (auch Kleinunternehmer) in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Der Versand von E-Rechnungen wird ab dem 1. Januar 2025 ebenfalls für alle Unternehmen zur Pflicht, allerdings wird es hier einige Übergangsregelungen geben. Erfahren Sie hier mehr…

E-Invoicing

Worum genau geht es bei der E-Rechnungspflicht

Wachstumschancengesetz und die darin verankerte E-Rechnungspflicht

Unter dem Sammelbegriff des Wachstumschancengesetzes werden einige Maßnahmen zusammengefasst, die u. a. im Hinblick auf die aktuelle wirtschaftliche Lage die Liquiditätssituation von Unternehmen verbessern sollen. Diese dienen dazu, Investitionen und Wachstumschancen zu stärken. Gleichzeitig sollen sie eine erhebliche Steuervereinfachung und mehr Steuerfairness bewirken. Ziel ist also insgesamt die Erhöhung der Wachstumschance der deutschen Wirtschaft.

Die verpflichtende Nutzung von E-Rechnungen ist eine der im Rahmen des Wachstumschancengesetzes vorgesehenen Maßnahmen. Der Bundesrat hat dem Wachstumschancengesetz am 22.03.2024 nach einem vorangegangenen Vermittlungsverfahren zugestimmt.

Wann kommt die E-Rechnungspflicht?

Alle Unternehmen jeder Größenordnung müssen grundsätzlich bereits ab dem 01.01.2025 elektronische Rechnungen empfangen sowie rechtssicher archivieren können. Für den Zeitraum von 2025 bis 2028 sind allerdings auf Basis von erwartbaren Herausforderungen einige Übergangsregelungen vorgesehen. Dabei wird vornehmlich ein Unterschied zwischen dem Ausstellen und dem Empfang der Rechnungen gemacht.

Prinzipiell dürfen in bestimmten Fällen auch nach dem 01.01.2025 noch Papierrechnungen oder elektronische Rechnungen, die nicht dem im Wachstumschancengesetz festgelegten Format entsprechen, ausgestellt werden. Dies bedarf dann jedoch stets der Zustimmung des Rechnungsempfängers. Sofern Unternehmen ab diesem Zeitpunkt ihre Rechnungen bereits in dem vorgesehenen elektronischen Format versenden möchten, bedarf dies keiner Zustimmung des Rechnungsempfängers mehr. Ab dem Stichtag muss jedes Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen, wie sie im Wachstumschancengesetz definiert sind, zu empfangen und zu archivieren.

Übergangsregelungen

Übergangsfristen
  • Ab dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu archivieren.
  • Bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen für Umsätze, die in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführt werden, bei Zustimmung des Rechnungsempfängers noch Papierrechnungen oder elektronische Rechnungen in einem anderen Format ausstellen.
  • Bis Ende 2027 ist die Frist für Unternehmen mit einem Gesamtjahresumsatz von unter 800.000 € verlängert. Sie dürfen bei Einverständnis des Rechnungsempfängers auch im Jahr 2027 noch Papierrechnungen oder elektronische Rechnungen im sonstigen Format ausstellen.
  • Bis Ende 2027 ist es außerdem für alle Unternehmen erlaubt, elektronische Rechnungen in einem anderen Format als dem im Wachstumschancengesetz definierten Format auszustellen (z.B. mittels EDI).   
  • Ab dem 01.01.2028 müssen alle im Wachstumschancengesetz bezüglich E-Rechnungen festgehaltenen Anforderungen eingehalten werden.
digitale Rechnung

Was genau ist eigentlich eine E-Rechnung?

Eine elektronische Rechnung, auch E-Rechnung, ist ein elektronisches Dokument, das die gleichen Inhalte und Rechtsfolgen wie eine Rechnung in Papierform hat. Sie wird in einem strukturierten und elektronischen Format erstellt, das die automatische und elektronische Verarbeitung und Archivierung der Rechnung ermöglicht. Das bedeutet, dass E-Rechnungen nicht als PDF oder Word-Dokument an den Rechnungsempfänger gesendet werden, sondern in einem Format, das von Rechnungsverarbeitungssystemen direkt maschinell eingelesen werden kann. Die E-Rechnung muss folgende Mindestanforderung erfüllen:

  • Sie muss alle relevanten Informationen enthalten, z. B. die Rechnungsdaten wie Rechnungsnummer, den Rechnungsbetrag, das Rechnungsdatum und den Rechnungstext.
  • Sie muss in einem strukturierten Format erstellt sein, das die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglicht.
  • Sie muss verpflichtend die Anforderungen der europäischen CEN-Norm EN 16931 erfüllen.
XRechnung vs. ZUGFeRD

XRechnung vs. ZUGFeRD

XRechnung und ZUGFeRD sind die beiden zentralen elektronischen Rechnungsformate in Deutschland. Sie basieren auf der vom Europäischen Komitee für Normung (CEN) entwickelten EU-Norm EN 16931.

XRechnung ist der nationale Rechnungsstandard der öffentlichen Verwaltung in Deutschland. Dabei handelt es sich um eine ausschließlich maschinenlesbare Datei im XML-Format. Die Rechnungsdaten werden vom System des Empfängers für Menschen lesbar dargestellt.

ZUGFeRD (auf internationaler Ebene Factur-X genannt) entspricht ab Version 2.0 der EU-Norm. Das Format ist in verschiedenen Profilen erhältlich. Im Unterschied zur XRechnung bildet ZUGFeRD Rechnungen in einer XML-Datei und in einer menschenlesbaren PDF-Datei ab. Es kann von allen europäischen Verwaltungen gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU empfangen und verarbeitet werden.

Checkliste für eine ordnungsgemäße Rechnung

Checkliste für eine ordnungsgemäße Rechnung
Vorteile der E-Rechnung

Vorteile der Digitalisierung und E-Rechnung

Effizienzsteigerung

  • Verkürzung der Rechnungsdurchlaufzeit
  • Reduzierung der Fehlerquoten
  • Verbesserte Transparenz

Kosteneinsparung

  • Druckkosten entfallen
  • Portokosten entfallen
  • Archivierungskosten werden durch digitale Archive reduziert

Rechtssicherheit

  • Gewährleistung der Einhaltung des Umsatzsteuergesetz §14 UStG
  • Einhaltung der elektronischen Rechnungsverordnung (ERechVO)
  • Einhaltung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff)

Umweltschutz

  • Reduzierung des Papierverbrauchs um bis zu 80%
  • CO²-Emissionen reduzieren

Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug

  • Vorbereitung für die Mehrwertsteuermeldepflichten
  • Leichtere maschinell und automatisierte Auswertung für Finanzbehörden um Betrugsfälle zu erkennen

– FAQ –

Häufig gestellte Fragen zur E-Rechnungspflicht

Bezüglich der kommenden E-Rechnungspflicht stellen sich Unternehmen häufig die gleichen Fragen. Wir haben die wichtigsten für Sie gesammelt und beantwortet.

Was ist die E-Rechnungspflicht?

Die E-Rechnungspflicht beinhaltet die Pflicht für Unternehmen, elektronische Rechnungen zu erstellen und zu empfangen. Sie gilt in Deutschland ab dem 1. Januar 2025 für alle inländischen B2B-Rechnungen.

Welche gesetzlichen Grundlagen gibt es für die E-Rechnungspflicht?

Die gesetzlichen Grundlagen für die E-Rechnungspflicht im B2G-Sektor in Deutschland sind das E-Rechnungsgesetz und die Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (E-Rechnungsverordnung). Im Bereich B2B regelt ViDA die europäische und das Wachstumschancengesetz die deutsche E-Rechnungspflicht.

Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?

In Deutschland sind alle Unternehmen von der E-Rechnungspflicht betroffen, die inländische Rechnungen ausstellen oder empfangen. Die Fristen für die Einführung der E-Rechnungspflicht sind gestaffelt: Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen digital zu empfangen und zu verarbeiten (E-Invoicing), ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen zudem E-Rechnungen ausstellen.

Welche Vorteile bietet die E-Rechnungspflicht für Unternehmen?

Die E-Rechnungspflicht bietet Unternehmen Vorteile in Bezug auf Effizienz, Kosten und Umweltschutz. Konkret bedeutet das: E-Rechnungen können schneller und einfacher verarbeitet werden als Papierrechnungen. Sie können zudem die Kosten für Druck, Porto und Archivierung reduzieren und tragen zum Umweltschutz bei, da sie den Papierverbrauch reduzieren.

Wie kann mein Unternehmen die E-Rechnungspflicht umsetzen?

Unternehmen können die E-Rechnungspflicht umsetzen, indem sie ein geeignete digitale Rechnungsverarbeitungslösung auswählen und dieses in ihre bestehenden Prozesse integrieren.

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