E-Rechnungspflicht ab 2025
Informationen Rund um die E-Rechnungspflicht
Ab Januar 2025 müssen grundsätzlich alle Unternehmen (auch Kleinunternehmer) in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Der Versand von E-Rechnungen wird ab dem 1. Januar 2025 ebenfalls für alle Unternehmen zur Pflicht, allerdings wird es hier einige Übergangsregelungen geben. Erfahren Sie hier mehr… oder vereinbaren Sie einen Termin mit uns Kontaktformular
Worum genau geht es bei der E-Rechnungspflicht
Wachstumschancengesetz und die darin verankerte E-Rechnungspflicht
Unter dem Sammelbegriff des Wachstumschancengesetzes werden einige Maßnahmen zusammengefasst, die u. a. im Hinblick auf die aktuelle wirtschaftliche Lage die Liquiditätssituation von Unternehmen verbessern sollen. Diese dienen dazu, Investitionen und Wachstumschancen zu stärken. Gleichzeitig sollen sie eine erhebliche Steuervereinfachung und mehr Steuerfairness bewirken. Ziel ist also insgesamt die Erhöhung der Wachstumschance der deutschen Wirtschaft.
Die verpflichtende Nutzung von E-Rechnungen ist eine der im Rahmen des Wachstumschancengesetzes vorgesehenen Maßnahmen. Der Bundesrat hat dem Wachstumschancengesetz am 22.03.2024 nach einem vorangegangenen Vermittlungsverfahren zugestimmt.
Wann kommt die E-Rechnungspflicht?
Alle Unternehmen jeder Größenordnung müssen grundsätzlich bereits ab dem 01.01.2025 elektronische Rechnungen empfangen sowie rechtssicher archivieren können. Für den Zeitraum von 2025 bis 2028 sind allerdings auf Basis von erwartbaren Herausforderungen einige Übergangsregelungen vorgesehen. Dabei wird vornehmlich ein Unterschied zwischen dem Ausstellen und dem Empfang der Rechnungen gemacht.
Prinzipiell dürfen in bestimmten Fällen auch nach dem 01.01.2025 noch Papierrechnungen oder elektronische Rechnungen, die nicht dem im Wachstumschancengesetz festgelegten Format entsprechen, ausgestellt werden. Dies bedarf dann jedoch stets der Zustimmung des Rechnungsempfängers. Sofern Unternehmen ab diesem Zeitpunkt ihre Rechnungen bereits in dem vorgesehenen elektronischen Format versenden möchten, bedarf dies keiner Zustimmung des Rechnungsempfängers mehr. Ab dem Stichtag muss jedes Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen, wie sie im Wachstumschancengesetz definiert sind, zu empfangen und zu archivieren.
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Übergangsregelungen
- Ab dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu archivieren.
- Bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen für Umsätze, die in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführt werden, bei Zustimmung des Rechnungsempfängers noch Papierrechnungen oder elektronische Rechnungen in einem anderen Format ausstellen.
- Bis Ende 2027 ist die Frist für Unternehmen mit einem Gesamtjahresumsatz von unter 800.000 € verlängert. Sie dürfen bei Einverständnis des Rechnungsempfängers auch im Jahr 2027 noch Papierrechnungen oder elektronische Rechnungen im sonstigen Format ausstellen.
- Bis Ende 2027 ist es außerdem für alle Unternehmen erlaubt, elektronische Rechnungen in einem anderen Format als dem im Wachstumschancengesetz definierten Format auszustellen (z.B. mittels EDI).
- Ab dem 01.01.2028 müssen alle im Wachstumschancengesetz bezüglich E-Rechnungen festgehaltenen Anforderungen eingehalten werden.
Was genau ist eigentlich eine E-Rechnung?
Eine elektronische Rechnung, auch E-Rechnung, ist ein elektronisches Dokument, das die gleichen Inhalte und Rechtsfolgen wie eine Rechnung in Papierform hat. Sie wird in einem strukturierten und elektronischen Format erstellt, das die automatische und elektronische Verarbeitung und Archivierung der Rechnung ermöglicht. Das bedeutet, dass E-Rechnungen nicht als PDF oder Word-Dokument an den Rechnungsempfänger gesendet werden, sondern in einem Format, das von Rechnungsverarbeitungssystemen direkt maschinell eingelesen werden kann. Die E-Rechnung muss folgende Mindestanforderung erfüllen:
- Sie muss alle relevanten Informationen enthalten, z. B. die Rechnungsdaten wie Rechnungsnummer, den Rechnungsbetrag, das Rechnungsdatum und den Rechnungstext.
- Sie muss in einem strukturierten Format erstellt sein, das die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglicht.
- Sie muss verpflichtend die Anforderungen der europäischen CEN-Norm EN 16931 erfüllen.
XRechnung vs. ZUGFeRD
XRechnung und ZUGFeRD sind die beiden zentralen elektronischen Rechnungsformate in Deutschland. Sie basieren auf der vom Europäischen Komitee für Normung (CEN) entwickelten EU-Norm EN 16931.
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XRechnung ist der nationale Rechnungsstandard der öffentlichen Verwaltung in Deutschland. Dabei handelt es sich um eine ausschließlich maschinenlesbare Datei im XML-Format. Die Rechnungsdaten werden vom System des Empfängers für Menschen lesbar dargestellt.
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ZUGFeRD (auf internationaler Ebene Factur-X genannt) entspricht ab Version 2.0 der EU-Norm. Das Format ist in verschiedenen Profilen erhältlich. Im Unterschied zur XRechnung bildet ZUGFeRD Rechnungen in einer XML-Datei und in einer menschenlesbaren PDF-Datei ab. Es kann von allen europäischen Verwaltungen gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU empfangen und verarbeitet werden. |
Checkliste für eine ordnungsgemäße Rechnung
Vorteile der Digitalisierung und E-Rechnung
Effizienzsteigerung
- Verkürzung der Rechnungsdurchlaufzeit
- Reduzierung der Fehlerquoten
- Verbesserte Transparenz
Kosteneinsparung
- Druckkosten entfallen
- Portokosten entfallen
- Archivierungskosten werden durch digitale Archive reduziert
Rechtssicherheit
- Gewährleistung der Einhaltung des Umsatzsteuergesetz §14 UStG
- Einhaltung der elektronischen Rechnungsverordnung (ERechVO)
- Einhaltung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff)
Umweltschutz
- Reduzierung des Papierverbrauchs um bis zu 80%
- CO²-Emissionen reduzieren
Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug
- Vorbereitung für die Mehrwertsteuermeldepflichten
- Leichtere maschinell und automatisierte Auswertung für Finanzbehörden um Betrugsfälle zu erkennen
– FAQ –
Häufig gestellte Fragen zur E-Rechnungspflicht
Bezüglich der kommenden E-Rechnungspflicht stellen sich Unternehmen häufig die gleichen Fragen. Wir haben die wichtigsten für Sie gesammelt und beantwortet.
Was ist die E-Rechnungspflicht?
Die E-Rechnungspflicht beinhaltet die Pflicht für Unternehmen, elektronische Rechnungen zu erstellen und zu empfangen. Sie gilt in Deutschland ab dem 1. Januar 2025 für alle inländischen B2B-Rechnungen.
Welche gesetzlichen Grundlagen gibt es für die E-Rechnungspflicht?
Die gesetzlichen Grundlagen für die E-Rechnungspflicht im B2G-Sektor in Deutschland sind das E-Rechnungsgesetz und die Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (E-Rechnungsverordnung). Im Bereich B2B regelt ViDA die europäische und das Wachstumschancengesetz die deutsche E-Rechnungspflicht.
Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?
In Deutschland sind alle Unternehmen von der E-Rechnungspflicht betroffen, die inländische Rechnungen ausstellen oder empfangen. Die Fristen für die Einführung der E-Rechnungspflicht sind gestaffelt: Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen digital zu empfangen und zu verarbeiten (E-Invoicing), ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen zudem E-Rechnungen ausstellen.
Welche Vorteile bietet die E-Rechnungspflicht für Unternehmen?
Die E-Rechnungspflicht bietet Unternehmen Vorteile in Bezug auf Effizienz, Kosten und Umweltschutz. Konkret bedeutet das: E-Rechnungen können schneller und einfacher verarbeitet werden als Papierrechnungen. Sie können zudem die Kosten für Druck, Porto und Archivierung reduzieren und tragen zum Umweltschutz bei, da sie den Papierverbrauch reduzieren.
Wie kann mein Unternehmen die E-Rechnungspflicht umsetzen?
Unternehmen können die E-Rechnungspflicht umsetzen, indem sie ein geeignete digitale Rechnungsverarbeitungslösung auswählen und dieses in ihre bestehenden Prozesse integrieren.
Haben Sie weitere Fragen oder benötigen Unterstützung bei der Umsetzung?
Kontaktieren Sie uns gerne!
Der Ablauf
In 3 Schritten zu Ihrer digitalen Transformation
Präsentation per Webcast o. vor Ort
Vorstellung des ECM-Systems in Ihrem Unternehmen oder per Webcast.
Analyse & Konzeption
Ist- & Soll-Analyse inkl. Erstellung eines Pflichtenheftes.
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Wir sind persönlich für Sie da!
- Von der Anfrage über die Beratung zur Digitalisierung – alles aus einer Hand
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Kundenstimmen
Das sagen unsere Kunden über uns:
Philipp Koschare
„Anhand der Einführung des Reklamationsmanagements mittels d.3 wird der ständige Transport und Druck von Dokumenten innerhalb des Service der LTI Motion GmbH nahezu eliminiert. Ein riesen Vorteil ist die Transparenz die das System mitbringt. Die Sachbearbeitung und auch die Techniker können jederzeit sehen wo und in welchem Status sich ein Arbeitsauftrag befindet.
Zudem wird sich sicherlich in den kommenden Monaten zeigen, dass ein Großteil an Druckkosten und Archivierungskosten eingespart werden kann. Die Suche nach Dokumenten in der ganzen Abteilung entfällt und es macht regelrecht Spaß über den Workflow zu arbeiten!“
Philipp Koschare
KEBA Industrial Automation Germany GmbH | IT Projektleitung Digitalisierung
Karl Glück
„Mit C-Intact haben wir einen verlässlichen Partner für dieses Projekt gefunden. Die Herausforderung bestand darin, unsere internen Abläufe – vom Eingang der Rechnung, über den Prüfungs- und Genehmigungsprozess bis hin zur Zahlung – in einen digitalen Workflow zu integrieren. Dabei wurden sowohl gesetzliche Vorgaben, als auch unsere individuellen Gegebenheiten und Wünsche berücksichtigt. Durch den revisionssicheren Workflow profitieren wir von deutlich mehr Effizienz (schnellerer Durchlauf ohne Ablage) und Transparenz (Übersicht der Belege & Zugriff auf das Archiv). Seit dem Live-Start im August 2018 sind inzwischen 10 Concurrent User aus nahezu allen Fachabteilungen an dem täglichen Workflow beteiligt. Während der gesamten Projektphase wurden wir von C-Intact bestens betreut und auch jetzt werden wir im Supportfall schnell und kompetent bedient.“
Karl Glück
Breyer GmbH Maschinenfabrik | CO / IT
Matthias Kornfeld
„Maßgeblich entscheidend war, neben der vollumfänglichen ECM Suite für sämtliche Belange unseres Konzerns, ein flexibles Handeln sowie das partnerschaftliche agieren auf allen Ebenen “
Matthias Kornfeld
ARI-Armaturen Albert Richter GmbH & Co. KG | IT-Leiter
Petra Nießen
„Die Ersteinführung eines Dokumentenverwaltungssystems im Hause SpanSet-Secutex, konnte mit der Firma C-Intact sehr gut und zügig umgesetzt werden.
Man ist auf ein kompetentes und sehr freundliches Team in der Zusammenarbeit gestoßen, was sich auch positiv auf die Umsetzung ausgewirkt hat.“
Petra Nießen
SpanSet Secutex GmbH | Geschäftsführung
Kevin Fechtel
„Die Zusammenarbeit mit der C-Intact war stets geprägt von einer professionellen Offenheit, welche unser Digitalisierungsvorhaben entscheiden voranbrachte. Für alle aufkommenden Herausforderungen konnten schnell zuverlässige Lösungen gefunden sowie umgesetzt werden. Diese Unterstützung seitens eines Dienstleister wünschen wir uns so!“
Kevin Fechtel
SCHMIDT Gruppe Service GmbH | Fachberater ERP
Jannes Huge
„Vielen Dank für die hervorragende Unterstützung und Umsetzung unseres Saperion-Upgrade-Projektes! Dank C-Intact konnten wir das Projekt ohne Auswirkung auf das produktive Umfeld und vollkommen reibungslos umsetzen. Die Unterstützung bei der Projektplanung, die Durchführung und die Einsatzbereitschaft haben die Zusammenarbeit zwischen C-Intact und AGOsol maßgeblich und nachhaltig geprägt. Wir können uns stets auf kompetente Unterstützung in Sachen DMS auf unseren Partner verlassen. Auch die persönliche Betreuung kann ich mir nicht besser vorstellen. Weiterhin viel Erfolg!“
Jannes Huge
AGOsol GmbH & Co. KG | Leitung IT
Eva Difilippo
"Mit C-Intact haben wir einen verlässlichen Partner für dieses Projekt gefunden.
Die Herausforderung bestand darin, unsere internen Abläufe - vom Eingang der Rechnung, über den Prüfungs- und Genehmigungsprozess bis hin zur Zahlung – in einen digitalen Workflow zu integrieren. Dabei wurden sowohl gesetzliche Vorgaben, als auch unsere individuellen Gegebenheiten und Wünsche berücksichtigt.
Durch den revisionssicheren Workflow profitieren wir von deutlich mehr Effizienz (schnellerer Durchlauf ohne Ablage) und Transparenz (Übersicht der Belege + Zugriff auf Archiv).
Seit dem Live-Start in 2015 sind inzwischen 30 concurrent User aus nahezu allen Fachabteilungen an dem täglichen Workflow beteiligt.
Während der gesamten Projektphase wurden wir von C-Intact bestens betreut und auch jetzt werden wir im Supportfall schnell und kompetent bedient."
Eva Difilippo
Maha Maschinenbau Haldenwang GmbH & Co. KG | Leitung Finanzbuchhaltung
Björn Stöcker
„Mit C-Intact haben wir einen vertrauensvollen Partner für dieses Projekt gefunden.
Die Herausforderung bestand darin, unsere internen Abläufe - vom Eingang der Rechnung, über den Prüfungs- und Genehmigungsprozess bis hin zur Zahlung – in einen digitalen Workflow zu integrieren. Dabei wurden sowohl gesetzliche Vorgaben, als auch unsere individuellen Gegebenheiten und Wünsche berücksichtigt. Durch den revisionssicheren Workflow profitieren wir von deutlich mehr Effizienz (schnellerer Durchlauf ohne Ablage) und Transparenz (Übersicht der Belege + Zugriff auf Archiv).
Seit dem Live-Start im Jahr 2006 sind inzwischen 100 Saperion Native Client User aus nahezu allen Fachabteilungen an dem täglichen Workflow beteiligt. Während der gesamten Projektphase wurden wir von C-Intact GmbH vertrauensvoll betreut und weitere Projekte, wie die Personalakte, Vertragsakte und vieles mehr, wurden mit der C-Intact GmbH gemeinsam von Jahr zu Jahr in klare Prozesse digitalisiert. Die C-Intact GmbH bietet wirklich alles aus einer Hand. Die Becker Stahl-Service GmbH hat mit der C-Intact GmbH einen Dienstleister für die Digitalisierung gefunden.“
Björn Stöcker
Becker Stahl-Service GmbH | Leitung IT
Fabio Hoch
„Mit der Einführung des neuen DMS-Systems haben wir eine sehr wichtige Grundlage zur Optimierung vieler Prozesse sowie der Datenqualität in der Unternehmensgruppe gelegt. Wir sind überzeugt von der implementierten Lösung sowie von den starken Partnern C-Intact und d.velop. Während d.velop in erster Linie das System d.velop documents zur Verfügung stellte, war C-Intact federführend beim Projektmanagement und der Durchführung der nötigen Anpassung. Die Zusammenarbeit war stets sehr angenehm, produktiv und zielorientiert. Im Ergebnis konnte die neue Lösung fristgerecht und innerhalb des vorgegebenen Budgets in den Live-Betrieb der Hoch Gruppe übernommen werden.“
