Datenschutzerklärung für das Helpdesk-System „Zammad“ bei der C-Intact GmbH

Gültigkeitsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für das von C-Intact GmbH eingesetzte Helpdesk-System (Ticketsystem) „Zammad“, welches unter der Domain https://support.c-intact.biz ausschließlich für Bestandskunden im Rahmen eines Dienstleistungsvertrags zur Verfügung gestellt wird.

Grundlage für die Verarbeitung sind die Datenschutzgrundverordnung der EU, das nordrhein-westfälische Datenschutzgesetz sowie der mit dem Kunden abgeschlossene Dienstleistungsvertrag.

Kontaktdaten der verantwortlichen Stelle

C-Intact GmbH
Hauptstraße 9-11
D-33758 Schloß Holte-Stukenbrock

Telefon: +49 5 20 7. 99 121 0
E-Mail: info@c-intact.biz

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z. B. Namen, E-Mail-Adressen o. Ä.) entscheidet.

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten der C-Intact GmbH

C-Intact GmbH
Hauptstraße 9-11
33758 Schloss Holte-Stukenbrock

Tel.: +49 52 07 / 99 121 0
E-Mail: datenschutz@c-intact.biz

Zweck

Um Kundenanfragen möglichst schnell beantworten zu können, nutzt die C-Intact GmbH ein Helpdesk-System (Ticketsystem) und verarbeitet so personenbezogene Daten (im geschäftlichen Rahmen bzw. geschäftliche Kontaktdaten) von den Kundenmitarbeitern ihrer Bestandskunden.

Die C-Intact GmbH stellt sicher, dass intern nur die Personen Zugriff auf die erfassten Informationen erhalten, die diesen Zugang unbedingt benötigen.

Persönliche Daten werden von uns vertraulich behandelt und nicht der breiten Öffentlichkeit zur Verfügung gestellt. Auch werden diese Daten nicht für Marketing oder Profiling im Sinne der EU-DSGVO eingesetzt.

Im Folgenden sollen die Benutzer des Helpdesk-Systems (Kundenmitarbeiter) informiert werden, welche Daten erfasst und wie diese verarbeitet werden sowie welche Rechte sie diesbezüglich haben.

Datenverarbeitung

Bereitstellung der Webseite und Erstellung von Logfiles

Das Hosting der Helpdesk-Plattform erfolgt auf dem unternehmenseigenen Server der C-Intact GmbH.

Bei jedem Aufruf und jeder Nutzung dieser Webseite werden Daten und Informationen erfasst. Diese Daten und Informationen werden in Logfiles der Server gespeichert. Erfasst werden können:

• IP-Adresse
• Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Internet-Service-Provider der Benutzer
• Betriebssystem der Benutzer
• Websites, von denen das System der Benutzer auf unsere Internetseite gelangt
• Websites, die vom System der Benutzer über unsere Website aufgerufen wird

Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist erforderlich, um eine Auslieferung der Webseite an den Rechner der Benutzer zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse der Benutzer für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben.

Die Speicherung in Logfiles erfolgt zur Sicherstellung der Funktionsfähigkeit der Webseite, zur Optimierung der Inhalte der Webseite sowie zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind oder das Konto ein Jahr lang inaktiv war. Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist.

Im Fall der Speicherung der Daten in Logfiles ist dies nach spätestens sieben Tagen der Fall. Eine darüber hinausgehende Speicherung ist möglich. In diesem Fall werden die IP-Adressen der Benutzer gelöscht oder verfremdet, so dass eine Zuordnung des aufrufenden Clients nicht mehr möglich ist.

Verwendung von Cookies

Unsere Website verwendet Cookies. Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser auf dem Computer der Benutzer gespeichert werden. Ruft ein Benutzer eine Webseite auf, so kann ein Cookie auf dem Betriebssystem der Benutzer gespeichert werden. Dieser Cookie enthält eine charakteristische Zeichenfolge, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers beim erneuten Aufrufen der Webseite ermöglicht.

Wir setzen Cookies ein, um unsere Webseite nutzerfreundlicher zu gestalten.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung von Cookies ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Der Zweck der Verwendung technisch notwendiger Cookies ist, die Nutzung von Webseiten für die Benutzer zu vereinfachen.

Cookies werden auf dem Rechner der Benutzer gespeichert und von diesem an uns übermittelt. Daher haben Sie als Benutzer auch die volle Kontrolle über die Verwendung von Cookies. Durch eine Änderung in Ihrem Internetbrowser können Sie die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden. Dies kann auch automatisiert erfolgen. Werden Cookies für unsere Webseite deaktiviert, können möglicherweise nicht mehr alle Funktionen der Webseite vollumfänglich genutzt werden.

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel Supportfallinformationen, die durch Benutzer an die C-Intact GmbH als Seitenbetreiber gesendet werden, eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung kann daran erkannt werden, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt sowie an dem Schloss-Symbol in der Browserzeile.

Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die durch Benutzer an die C-Intact GmbH übermitteln werden, nicht von Dritten mitgelesen werden.

Registrierung / Anmeldung

Die Registrierung eines Benutzers erfolgt über das erstmalige Senden einer E-Mail an das Supportpostfach der C-Intact GmbH. Die E-Mail-Adresse wird im Rahmen des Dienstleistungsvertrags bekannt gegeben.

Anschließend erfolgt eine manuelle Prüfung und Zuweisung zu einem Kundenunternehmen („Organisation“) im System.

Für die Bearbeitung des Supporttickets werden folgende dienstliche personenbezogenen Daten im Helpdesk-System in Form eines Profils gespeichert:

• Benutzername (i. d. R. E-Mail-Adresse)
• Vor- und Nachname der Benutzer
• Zuordnung zum Kundenunternehmen
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist der Dienstleistungsvertrag mit dem Unternehmen, dem der Benutzer zugehört.

Eine Anmeldung der Benutzer ist für das Bereithalten bestimmter Inhalte und Leistungen im Zusammenhang mit der Bearbeitung des von der betreffenden Person aufgegebenen Supporttickets erforderlich, dazu zählen u.a. das Erstellen und Verwalten von Supportanfragen.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind oder der Benutzer eine Anfrage zur Löschung stellt.

Rechte der betroffenen Person

Jede betroffene Person hat folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft über die bei uns zu der betroffenen Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO);
• Recht auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger personenbezogener Daten (Art. 16 DSGVO);
• Recht auf Löschung gespeicherter personenbezogener Daten, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist (Art. 17 DSGVO);
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 18 DSGVO);
• Recht auf Widerspruch gegen eine Verarbeitung, die dem berechtigten Interesse der C-Intact GmbH, einem öffentlichen Interesse oder einem Profiling dient, es sei denn, die C-Intact GmbH kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 21 DSGVO); erteilte Einwilligungen zur Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der personenbezogenen Daten des Benutzers jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Dies hat zur Folge, dass die Datenverarbeitung, für die Zukunft durch die C-Intact GmbH nicht mehr fortführen werden darf.
• Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn der Benutzer der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO).

Widerruf der Einwilligung/Widerspruch gegen die Verarbeitung

Das Recht auf Widerspruch, Widerruf und Korrektur kann gegenüber folgender Anschrift geltend machen:

C-Intact GmbH
Hauptstraße 9-11
D-33758 Schloß Holte-Stukenbrock

Tel.: +49 52 07 / 99 121 0
E-Mail: datenschutz@c-intact.biz

 

Stand: August 2024