Eine Erfolgsgeschichte auf zwei Rädern in der Infor ERP User Group Mitgliederzeitung 2025:
https://publish.flyeralarm.digital/mitgliedermagazin-imfokus-2025/#mitgliedermagazin-imfokus-2025/12
Einführung eines Eingangsrechnungsworkflows mit Übergabe und Buchung der Belege in Infor ERP LN
Das Unternehmen
Eine Erfolgsgeschichte auf zwei Rädern
Seit sechs Jahrzehnten steht die Zweirad-Einkaufs-Genossenschaft EG (ZEG) für Qualität, Innovation und Leidenschaft rund ums Fahrrad. Gegründet im Jahr 1966, hat sich die ZEG zu Europas führendem Zusammenschluss unabhängiger Fahrrad-Fachhändler entwickelt.
Auf Basis eines stetigen Wachstums und dem Erfolg von Eigenmarken wie PEGASUS und BULLS übersteigt der Umsatz zum 50-jährigen Bestehen 2016 die Marke von einer Milliarde Euro. Dazu wird die in der Branche einzigartige TÜV-zertifizierte ZEG-Qualitätswerkstatt eingeführt.
Neben Innovation, Service und Qualität steht dazu das Thema Nachhaltigkeit immer stärker im Fokus und gipfelt 2022 in der EMAS-Zertifizierung der ZEG.
Die Aufgabe
In 2023 hat sich die ZEG für die C-Intact GmbH entschieden und damit den Grundstein für die Automatisierung und Optimierung der Eingangsrechnungsverarbeitung durch die Einführung des d.velop documents gelegt. Bis zu diesem Zeitpunkt wurden per Post eingehende Rechnungen gestempelt und eingescannt, per Mail eingehende Rechnungen ausgedruckt, gestempelt und wieder eingescannt. Die Prüfung der Dokumente, ein Abgleich sowie mögliche Anpassungen mit den im ERP LN hinterlegten Daten erfolgte manuell durch den entsprechenden Mitarbeiter.
Die Lösung
Im ersten Schritt wurde die Basis mit der Einführung des d.velop documents gelegt. Darauf aufbauend konnte die Eingangsrechnungsverarbeitung mit dem C-Invoicing implementiert werden. Das C-Invoicing ermöglicht die digitale Verarbeitung aller Kosten- und bestellbezogenen Rechnungen, einschließlich der automatisierten Buchung bei passenden Wareneingängen. Es bietet Funktionen zur Periodenauswahl, Zahlungsbedingungen und zur Festlegung von Umsatzsteuercodes.
Der strukturierte Prozess des Workflows umfasst mehrere Schritte, um die Effizienz und Automatisierung zu gewährleisten. Eingangsrechnungen, entweder per Post oder über ein zentrales E-Mail-Postfach, werden mit Hilfe der d.capture Software automatisch ausgelesen und verarbeitet. Hierbei werden relevante Merkmale wie Rechnungsnummer, Datum, Lieferant und Beträge validiert und von einem Mitarbeiter geprüft. Bei bestellbezogenen Rechnungen werden zusätzlich die Positionen ausgelesen und mit der Bestellung im Infor ERP LN abgeglichen. Nach dem aus mehreren Freigabeschritten bestehenden Workflow, werden die Rechnungen in das Infor ERP LN übergeben. Hierbei werden unter anderem die Buchungsperioden und Zahlungsbedingungen festgelegt.
Insgesamt zielt der Workflow darauf ab, die Eingangsrechnungsverarbeitung zu digitalisieren, zu automatisieren und die Transparenz im Prozess zu erhöhen.
Das Ergebnis
Der Prozess wurde zunächst bei der Kettler Alu-Rad GmbH eingeführt und wird mittlerweile auf das komplette Unternehmen und die zugehörigen Firmen ausgerollt. Die Lösung erhöht die Transparenz in den Rechnungsprozessen, verkürzt Durchlaufzeiten, sichert Skontoerträge und unterstützt die Liquiditätsplanung. Die Implementierung kann flexibel an individuelle Anforderungen des jeweiligen Unternehmens angepasst werden. Nach der Abnahme durch einen Wirtschaftsprüfer sollen Original-Dokumente nicht mehr aufbewahrt werden.
Zitat Kunde
„Die Einführung von d.3 durch C-Intact hilft uns den nächsten Schritt bei der ZEG Zweirad-Einkaufs-Genossenschaft eG und den Tochterunternehmen in der Digitalisierung umzusetzen und die Arbeitsabläufe transparent und effizient zu machen.“
Arnd Iffland, Geschäftsführung
„Durch die Einführung von d.3 konnten wir unsere Prozesse um ein Vielfaches vereinfachen. Die Verbindung zu Infor ERP LN ist für uns gewinnbringend und verschafft klarere Transparenz zwischen Rechnungseingang, Freigabe und Zahlung. Die Zusammenarbeit mit C-Intact war stets produktiv und sehr zufriedenstellend.“
Vera Geller, Prokuristin, Geschäftsleitung Finanzen und Rechnungswesen
